Hay un PDF del banco abierto en una pantalla, un Excel en la otra y alguien que, renglón por renglón, vuelve a escribir lo que el banco ya tiene escrito. No es una elección: muchos bancos entregan el extracto solo en PDF, y muchos clientes le mandan a su contador únicamente ese archivo. Sin el Excel, no queda otra que armarlo fila por fila.

Ese trabajo es la antesala de la conciliación, el control que da certeza de que los números son reales: que cada cobro, pago, comisión e impuesto que figura en el banco también esté registrado, y al revés. El dato existe en formato digital, pero llega en un documento pensado para leerse, no para procesarse. Xubio, una plataforma de gestión administrativa y facturación en la nube para pymes y estudios contables, incorporó la importación con inteligencia artificial de extractos bancarios y resúmenes de tarjeta de crédito en PDF.

El usuario sube el documento tal como se lo entrega el banco, la IA lee los movimientos y los carga en la plataforma, listos para conciliar. Sin copiarlos a mano, sin planillas de cálculo y sin salir de la plataforma. Los tres pasos del recorrido Primero, el usuario sube en PDF el extracto bancario o el resumen de la tarjeta, y la IA de Xubio lee y carga los movimientos.

Luego, esos movimientos quedan visibles en la plataforma junto a los cobros y pagos ya registrados, y la conciliación automática sugiere coincidencias por fecha e importe, incluso cuando los importes no coinciden exactamente, dentro de un margen de tolerancia. Por último, el usuario revisa las sugerencias y confirma la conciliación. Lo que queda pendiente lo resuelve a mano desde la misma pantalla, incluso creando los movimientos que faltaban registrar, como una comisión o un gasto bancario.

Conciliar es lo que te dice si lo que registraste coincide con lo que pasó en el banco. Pero cuando el banco o el cliente te dan solo el PDF, antes de controlar nada tenías que pasarlo a Excel, movimiento por movimiento. Ahora el trabajo arranca directamente en lo importante: revisar las diferencias.

La última frontera de la planilla Cuando la empresa nació en 2015, el 90% de los emprendedores y pymes argentinas gestionaban su negocio en Excel por falta de soluciones accesibles. Esa batalla, en buena medida, ya se ganó: la facturación, la gestión y buena parte de la contabilidad pasaron a la nube. Lo que queda son las tareas invisibles, las que no aparecen en ningún plan de digitalización porque siempre se hicieron así.

Pasar el extracto en PDF a una planilla para poder conciliar era una de ellas. Marianela Conde. Product Manager de Xubio