El recorrido poco visible que impacta en la transparencia, la velocidad de las reparaciones y la capacidad del consorcio para tomar decisiones - 5 minutos de lectura' Todos los meses, millones de argentinos pagan las expensas de su edificio. Hacen una transferencia, reciben el comprobante y dan el tema por resuelto. Sin embargo, para la administración del consorcio, ese suele ser apenas el comienzo de un recorrido mucho más largo.

Antes de convertirse en el pago de un proveedor, el sueldo del encargado o una reparación, ese dinero atraviesa una serie de procesos que pocas veces son visibles para quienes viven en el edificio. Esa falta de visibilidad explica muchas situaciones cotidianas. ¿Por qué a veces la administración pide nuevamente el comprobante de pago?

¿Por qué un depósito puede demorar en reflejarse? ¿Cómo puede ocurrir que un vecino ya haya pagado y, sin embargo, el sistema todavía registre una deuda? Detrás de esas preguntas no suele haber un problema de voluntad, sino de procesos.

Durante años, la administración de consorcios avanzó en la digitalización de buena parte de su operación. Las planillas de Excel dieron paso a sistemas de gestión, la documentación dejó de acumularse en carpetas físicas y la comunicación con vecinos y proveedores encontró nuevos canales. Sin embargo, la gestión financiera quedó rezagada.

Mientras la información administrativa comenzó a concentrarse en una única plataforma, el dinero siguió recorriendo distintos homebankings, comprobantes enviados por WhatsApp, conciliaciones manuales y registros distribuidos entre diferentes sistemas. Ese esquema obliga a reconstruir información permanentemente. Cada pago recibido debe identificarse, verificarse y asociarse a una unidad funcional antes de continuar su recorrido.

Luego llegan los pagos a proveedores, los sueldos, las conciliaciones bancarias y los controles para asegurarse de que los saldos coincidan. Según relevamientos realizados sobre administraciones de consorcios, solo estas tareas vinculadas con la gestión financiera pueden demandar alrededor de 360 horas mensuales entre validaciones, registros, conciliaciones y operaciones bancarias. Son procesos indispensables, pero que consumen tiempo y aumentan la posibilidad de cometer errores.

El problema no es solamente operativo. También impacta en la calidad de las decisiones. Saber con cuánto dinero cuenta realmente un consorcio puede marcar la diferencia entre avanzar con una reparación urgente o postergar una obra.

Cuando la información financiera no acompaña el ritmo de la operación, el esfuerzo termina concentrándose en reconstruir el pasado, en lugar de gestionar el presente y preparar el futuro. En los últimos años, otros sectores atravesaron un proceso similar. La banca, el comercio y las empresas incorporaron herramientas que integran el movimiento del dinero con la información de cada operación.

Esa evolución permitió reducir tareas manuales, disminuir errores y tomar decisiones con mayor rapidez. La administración de consorcios comienza ahora a recorrer ese mismo camino. La tecnología disponible hoy ya permite que el recorrido del dinero ocurra dentro del mismo entorno donde se administra el edificio.

Cuando la información financiera y la administrativa conviven en un único sistema, cada movimiento queda registrado desde el momento en que sucede. El cobro de las expensas, los pagos, las conciliaciones y el estado de los fondos dejan de depender de múltiples plataformas y pasan a formar parte de un proceso integrado. Los resultados de esa integración empiezan a medirse.

Un relevamiento realizado junto con una consultora especializada sobre administraciones que gestionan entre 20 y 25 consorcios muestra que integrar la gestión financiera puede reducir hasta un 70% el tiempo destinado a estas tareas. Ese tiempo deja de invertirse en procesos manuales y puede destinarse a responder consultas, planificar obras, coordinar proveedores y gestionar mejor el edificio. Las ventajas van mucho más allá de la eficiencia administrativa.

Integrar la información reduce la necesidad de procesos manuales, disminuye la probabilidad de errores y permite responder con mayor rapidez las consultas de los vecinos. También mejora la transparencia, porque permite conocer en cada momento cuál es la situación financiera del consorcio y cómo evoluciona el uso de los recursos comunes. Ese cambio también modifica el trabajo cotidiano de quienes administran edificios.

Cuanto menos tiempo destinan a validar pagos, buscar comprobantes o conciliar movimientos entre distintos sistemas, más tiempo pueden dedicar al mantenimiento del edificio, la planificación de obras y la resolución de problemas que impactan directamente en la vida de los propietarios. En definitiva, la transformación digital de los consorcios ya no pasa solamente por reemplazar papeles o modernizar la comunicación. El próximo desafío consiste en integrar el dinero con la información para que ambos recorran el mismo camino.

Tal vez dentro de algunos años ya no hablemos de “gestión financiera integrada”. Simplemente será la forma habitual de administrar un consorcio. Sobre esa integración se construirán muchas de las innovaciones que acompañarán la evolución de la administración de consorcios en los próximos años.

El autor es director de ConsorcioAbierto